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Limpeza e organização da oficina: 5S na prática

Limpeza e organização da oficina: 5S na prática


27/out/2016

Veja como aplicar a filosofia oriental para manter sua oficina mais agradável para se trabalhar, mais eficiente e mais rentável


Já vai longe o tempo em que as paredes da oficina ficavam cheias de pôsteres de revistas masculinas. Chão e ferramentas sujos de óleo e graxa também viraram memória do passado. Um ambiente profissional para o reparo de veículos, hoje em dia, não admite menos do que limpeza e arrumação exemplares.
 
Quem ainda não se adequou a esta realidade está perdendo tempo e dinheiro. Manter uma oficina organizada traz agilidade ao trabalho, motiva os funcionários, diminui as perdas e deixa o cliente mais satisfeito. Isso se reflete em maior produtividade e faturamento no final do mês.
 
“Hoje, nenhuma pessoa vai levar seu carro em uma oficina que está desorganizada, suja e que não tem um ambiente adequado”, declara Sérgio Ricardo Fabiano, gerente de Serviços Automotivos do IQA (Instituto da Qualidade Automotiva). Parece óbvio, mas é sempre bom se lembrar de que uma oficina mais bonita transmite mais credibilidade ao cliente. “O cliente sente que aquele é um ambiente bom e saudável para ele deixar o veículo para ser reparado”, complementa Sérgio.
 
Significado do 5S
 
 
Uma forma de manter o nível necessário de organização da oficina é a implementação do 5S. Trata-se de uma ferramenta da qualidade nascida da cultura japonesa, que reúne cinco passos para reduzir o desperdício de recursos e espaço. Quando aplicada nas empresas, essa filosofia torna o ambiente mais eficiente e, até mesmo, mais seguro para se trabalhar. “O 5S traz organização para as oficinas, onde se tem cada coisa no seu lugar em um ambiente limpo, saudável e adequado para cada atividade”, afirma Sérgio.
 
Se por um lado o 5S melhora a percepção do cliente sobre o seu negócio, por outro, também ajuda a oficina a diminuir de desperdício de tempo e dinheiro. “Diminui a perda de tempo porque, se o ambiente está organizado, você sabe onde estão as ferramentas, vai buscá-las em um tempo adequado, utilizá-las e devolvê-las”, conta o especialista do IQA. “E diminui as perdas com ferramentas obsoletas, que você compra e às vezes não utiliza, e as peças obsoletas que estão paradas no estoque, ocupando espaço”.
 
Os cinco “S” vêm do idioma japonês: Seiri (senso de utilização), Seiton (senso de organização), Seiso (senso de limpeza), Seiketsu (senso de padronização) e Shitsuke (senso de disciplina). Sérgio Ricardo Fabiano explica o que significa cada um deles, e como aplicá-los na prática da oficina.
 
Senso de utilização
 
 
É por onde começa o processo do 5S. Organize a empresa por áreas e verifique quais equipamentos e ferramentas que serão utilizados em cada área. Defina a serventia de cada item com relação à frequência de uso: os frequentemente utilizados, os pouco utilizados e os nunca utilizados.
 
“A cada item, você tem que se perguntar: ‘preciso disso?’”, orientou Sérgio. Ferramentas e equipamentos que estão encostados na oficina sem uso devem ser separados e qualificados para destinação: seja para descarte, venda ou até mesmo doação. Com mais espaço livre, a organização da oficina será melhor.
 
Senso de organização
 
 
Cada item em seu devido lugar. Depois de separadas, as ferramentas e objetos devem ser organizados (no carrinho, na caixa ou em um painel) e identificadas. Faça um controle de retirada através da identificação da ferramenta no local onde fica guardada (seja pelo desenho pintado de sua silhueta ou descrita pelo nome, tipo, medida etc.). De uma forma ou outra, com a organização e identificação corretas, o mecânico saberá se a ferramenta está disponível ou não ao procurá-la em seu lugar. Se a ferramenta não voltar para o seu lugar, é porque está com algum funcionário, ou foi perdida ou foi danificada.
 
A organização é fundamental na área de reparo da oficina para garantir um dos principais benefícios do 5S nas oficinas, que é proporcionar maior segurança do trabalho. “Um ambiente organizado, sem coisas espalhadas que possam causar acidentes, e equipamentos tendo manutenção adequada, diminuem a probabilidade que um funcionário sofra um acidente no exercício de sua função”, avalia o especialista do IQA.
 
Senso de limpeza
 
 
Depois de selecionadas e organizadas as ferramentas e equipamentos, é hora de cuidar da limpeza e da pintura do local de armazenamento desses bens. Estenda o cuidado para toda a oficina, do piso ao teto. Escolha cores que deixem o ambiente mais claro: isso ajuda a diminuir o gasto de energia elétrica. Se possível, faça uso de telhas translúcidas para aumentar a claridade no local de trabalho.
 
Um ambiente mais claro e mais organizado vai motivar os funcionários. Adote para eles um uniforme padrão, que deve estar limpo e, se possível, lavado em um período determinado pela empresa. O funcionário, além de ter cabelo e barba cortados, deve estar identificado por crachá ou pelo nome no uniforme.
 
Este é um ponto bem visto pelo cliente”, sublinhou Sérgio. “O cliente vê que, se a oficina tem um cuidado com o ambiente da empresa e com o profissional que trabalha lá, com certeza ele vai perceber que o carro dele será bem cuidado. Além disso, o ambiente adequado provoca uma maior participação dos funcionários”.
 
Senso de padronização
 
 
Crie a cultura de organização e limpeza dentro da oficina, fazendo com que esses atributos sejam inseridos no dia a dia dos funcionários. Faça a implementação de uma planilha de controle para cada área, no qual um funcionário fica a cargo da avaliação diária de itens que devem estar em conformidade com o processo: desde a higienização do piso até a arrumação das ferramentas, condição da iluminação, estado dos elevadores, ou mesmo
se equipamentos maiores de uso ocasional (como recicladoras para ar condicionado) estão guardados em seus lugares.
 
Ao fi m do mês, o gestor da oficina faz o levantamento dos itens que estão sendo mais problemáticos e toma atitudes para correção. “Por exemplo, se a planilha aponta que os funcionários estão deixando o ambiente constantemente sujo, é hora de fazer um treinamento para reavaliar esse comportamento”, exemplificou Sérgio. “Por exemplo, se nos últimos meses vêm ocorrendo muitas trocas de lâmpadas em um local especifico, pode ser indício de problema na rede elétrica. Isso se torna não só uma ferramenta de padronização do ambiente como também de avaliação de necessidades de manutenção”, completa o gerente de Serviços Automotivos do IQA.
 
O objetivo é passar a noção de responsabilidade de manutenção da qualidade a todos dentro da oficina. Sérgio cita o Metrô de São Paulo como exemplo de padronização do ambiente. Quando comparado a sistemas metroviários de outras metrópoles do mundo, o metrô paulista é um dos mais limpos, mesmo transportando mais de 4 milhões de passageiros por dia. “Quando o passageiro entra no Metrô, ele se sente intimidado em jogar um papel no chão. Todos mantêm o ambiente limpo porque, desde o início do Metrô, foi implementado um processo de 5S e limpeza, e isso acaba sendo passado para o usuário”, aponta o especialista.
 
Senso de disciplina
 
 
Por fim, é necessário orientar os funcionários através de treinamento, explicando quais são os processos que estão sendo praticados na oficina, o que eles englobam, quais são os princípios do 5S e por que essa filosofia está sendo adotada. Esse treinamento tem que ser registrado para que haja um controle sobre a necessidade de se reforçar a informação. “Para manter a disciplina, o funcionário tem que fazer treinamento sempre, observa Sérgio.
 
Qualidade no reparo e vantagem competitiva
 
 
Sérgio explicou que o 5S pode ser aplicado em todas as áreas da oficina: desde a área de recepção do cliente, passando pela área de reparos em si, administração, descarte, área de lavagem de peças e até o toalete.
 
O especialista reforça que a adoção do 5S não precisa de um investimento alto. Pelo contrário: o maior investimento é em tempo, mas que é compensado pela diminuição de gastos e otimização do fluxo de trabalho. É um processo que traz muito resultado e benefícios, e com investimento praticamente zero em vista do retorno que ele gera. “Isso tudo leva a uma vantagem competitiva, que é a satisfação do cliente, graças à boa qualidade do reparo e o tempo de serviço adequado. A oficina vai entregar qualidade no tempo certo para o cliente”, finaliza o gerente de Serviços Automotivos do IQA.
 

Fonte: Portal O Mecânico